Jak skutecznie zarządzać czasem i zadaniami?

Czas jest obecnie zasobem deficytowym – brakuje nam go w codziennym życiu, brakuje podczas dnia pracy. Ponieważ doby nie można rozciągnąć, warto nauczyć się lepiej zarządzać zadaniami, w celu zwiększenia swojej efektywności. Żebyś mógł harmonijnie łączyć dotychczasową pracę z nowymi poleceniami, przedstawimy Ci kilka sposobów na lepsze zarządzanie sobą w czasie. 

Zarządzanie czasem a jego natura 

Zanim rozwiniesz temat zarządzania sobą w czasie, musisz zastanowić się, czym jest czas. Słownik języka polskiego definiuje to pojęcie jako punkt lub okres, w którym występują rzeczy. Dan S. Kennedy w swojej książce „Zarządzanie czasem dla przedsiębiorców” wskazuje, że istnieją dwa typy czasu: zegarowy i rzeczywisty. To właśnie w tym drugim – w czasie rzeczywistym wykonujemy pracę i nasze zobowiązania, myślimy i prowadzimy rozmowy. Jeżeli przyjrzeć się bliżej tym elementom, wszystkie wymagają Twojej uwagi i często się wykluczają. Ciężko jest myśleć nad strategią, rozmawiać z klientem, czy wystawiać fakturę jednocześnie. Aby koordynować działania, musisz wiedzieć, jakie priorytety mają poszczególne z nich. 

Zarządzanie sobą w czasie 

Proces ten obejmuje wyznaczanie celów, planowanie czasu na wykonanie zadania, wybór sposobu realizacji zadania, realizację celu, monitorowanie oraz ocenę efektu wykonania zadania w czasie i ewentualne korekty. Zarządzanie zadaniami jest ważne, ponieważ pozwala realizować zamierzone cele w określonym momencie. Aby nauczyć się zarządzać swoim dniem pracy musisz sprawdzić, na jakich czynnościach upływa Ci dzień i co przeszkadza w wykonywaniu zaplanowanych działań. 

Przeanalizuj swój dzień 

Podejmij 2-3 dniową próbę analizy zadań, które realizujesz w ciągu całego dnia. Jeżeli możesz, zanotuj sobie kolejność wykonywanych działań i ile czasu Ci one zajmują. Możesz to robić w notesie lub w telefonie komórkowym. Poniżej zamieściliśmy przykładową tabelę, która pomoże Ci w rejestracji Twoich zadań. 

Pamiętaj, że najważniejsza w nauce zarządzania sobą w czasie jest konsekwencja, czyli wpisywanie każdego nawet małego zadania na listę – nic Ci wtedy nie ucieknie. Na koniec dnia zobacz, czy większą część dnia miałeś pod kontrolą, czy rządziła Tobą chwila i zadania, które przychodziły z zewnątrz. Pomyśl, czy taki rozkład dnia Ci odpowiada i co ewentualnie możesz zmienić. 

Zarządzanie zadaniami 

Dowiedziałeś się, że właściwa organizacja czasu pracy zwiększa efektywność, jak również pozwala sprawniej realizować cele biznesowe. Podczas planowania Twoich codziennych zadań z pewnością pomocne będą powszechnie dostępne narzędzia. Jednym z nich jest macierz Eisenhowerana, dzięki której w prosty sposób ustalisz priorytety swojego dnia pracy. 

Macierz Eisenhowera 

Znając już czynności, które wykonujesz podczas dnia pracy oraz czas, który na nie poświęcasz, zastanów się, czy wszystkie z nich muszą być wykonane tego samego dnia. Do określenia istotności zadań i planowania ich w czasie możesz wykorzystać macierz Eisenhowera. Umożliwia ona samodzielne gospodarowanie własnym czasem i dobieranie priorytetów. W stosowaniu tego układu najważniejsze jest wyselekcjonowanie rzeczy ważnych dla Ciebie w danym momencie i okolicznościach. 

Planuj działania 

Podczas organizowania swojego dnia pracy ważne jest, aby podzielić zadania na kategorie. Przyda Ci się to tego kartka papieru, podzielona na cztery części, do których należy przyporządkować działania według poniższego schematu. 

•  Rzeczy ważne i pilne, wymagające natychmiastowego działa lub wykonania w najbliższej przyszłości. Nie powinno ich być więcej niż 1-2 na dzień.  Wynikają one z zaniedbań, nagłych sytuacji, opóźnień. Ich niewykonanie spowoduje negatywne następstwa. 

•  Zadania ważne i mało pilne – ważne z punktu widzenia naszego rozwoju, strategii i misji firmy. Powinny być strategicznie zaplanowane. 

•  Rzeczy nieważne a pilne, czynności drugorzędne pod względem ważności, które w pewnym momencie stały się rzeczami pilnymi. 

•  Nieważne i mało pilne – rutynowe. Zaliczamy tu np. bezcelowe przeglądanie internetu, myślenie o sezonie urlopowym. Nie są to rzeczy ani ważne, ani pilne, ale skutecznie zajmują nasz czas. 

Jeżeli już rozpisałeś swoje zadania w macierzy, zobacz, czy rozkładają się one w miarę równomiernie. Zbyt dużo zadań w ćwiartce (1) lub (4) wskazuje, że powinieneś przeanalizować raz jeszcze swoje priorytety. Pamiętaj, mając za dużo na głowie, nie wywiążesz się ze swoich zadań. 

Podstawa zarządzania zadaniami – notuj! 

Zastanów się, jak lubisz planować czas. Weź pod uwagę zarówno tradycyjne, jak również nowoczesne metody. W organizowaniu pracy z pewnością pomoże Ci Google Callendar – darmowe narzędzie dla użytkowników kont gmail.com, które pozwala na wpisywanie wydarzeń i spotkań do kalendarza. Dzięki niemu łatwo sprawdzisz, jak układa się natężenie zadań na dany dzień. Dodatkowo do poszczególnych wydarzeń będziesz mógł dodać swoich pracowników czy współpracowników, by otrzymywali powiadomienia przypominające o ważnych spotkaniach lub szkoleniach. 

Najbardziej intuicyjnym narzędziem do planowania zadań może okazać się Twój telefon komórkowy. Większość nowoczesnych urządzeń ma wbudowane funkcje, takie jak: kalendarz, przypomnienia oraz lista zadań. Robiąc notatki w telefonie, z którego korzystasz kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt razy dziennie, masz większą pewność, że o żadnym zadaniu nie zapomnisz. 

Monitoring pracy 

Ostatnim etapem zarządzania czasem jest monitoring, analiza procesu oraz wnioski, wynikające z dotychczasowych zadań. Po miesiącu działania zgodnie z macierzą, zastanów się, który z etapów przynosi największe rezultaty, a na który musisz poświęcić więcej czasu. Nie od razu uda Ci się zmienić wszystkie nawyki, które sprawiały, że Twoja praca była nieefektywna. Jednak każda próba lepszego wykorzystania czasu przybliża Cię do osiągnięcia celu.