Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku, czyli nowe obowiązki związane z przeprowadzeniem procedury wdrożeniowej

Czy Ustawa mnie obowiązuje?

Co bardzo ważne na samym wstępie! - Przepisy Ustawy o ochronie sygnalistów muszą być stosowane do podmiotów prawnych, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Podmiot prawny został zdefiniowany jako podmiot prywatny lub publiczny.

W myśl Ustawy podmiotem prywatnym może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawca, jeżeli nie są podmiotami publicznymi.

Jak ustalać stan zatrudnienia?

Jak wspomniałam powyżej, obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych ma być uzależniony od liczby osób wykonujących pracę na rzecz danego podmiotu. Do 50-osobowego progu wlicza się:

1. pracowników (pozostających w stosunku pracy) w przeliczeniu na pełne etaty;
   oraz
   

2. osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (np. osoby na umowach zlecenia, umowach o dzieło, B2B – o ile te osoby nie zatrudniają podwykonawców).

Kto to jest sygnalista?

Sygnalista to osoba etycznie zgłaszająca naruszenia prawa w zakładzie pracy – to tytułem wstępu. Definicja sygnalisty zgodnie z przepisami zawartymi w Ustawie o ochronie sygnalistów to osoba, która w ramach przedsiębiorstwa, urzędu czy innej organizacji prowadzonej przez pracodawcę zgłasza nieprawidłowości mające miejsce w miejscu pracy, w środowisku zawodowym lub takie, za które odpowiedzialny jest pracodawca, a które dotykają interesu ponadindywidualnego (np. interesu pracodawcy, interesu społecznego…). Co bardzo ważne! - osoba taka podlega prawnej ochronie.

Ustawa obejmuje sygnalistów szczególną ochroną już w momencie, gdy ci zdecydowali się poinformować o nieprawidłowościach. Sygnalista chroniony jest przed represjami, ale system nie służy do rozsiewania plotek, domysłów czy przypuszczeń. Ustawa o ochronie sygnalistów w zamierzeniu ma chronić przed konsekwencjami takimi jak: zwolnienie z pracy, przymusowy bezpłatny urlop, zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie szkoleń lub zastosowanie innego nieobiektywnego środka dyscyplinarnego pod warunkiem, że zgłasza etycznie, kierując się nie tyle własnym interesem, ale interesem ogółu.

Jakie nowe obowiązki dla pracodawców?

Wdrożenie założeń Ustawy o ochronie sygnalistów wiąże się z nowymi obowiązkami pracodawców:

1. utworzenie wewnętrznego kanału (mailowy, osobisty, telefoniczny etc.) i opracowanie procedur zgłaszania naruszeń, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń,

2. wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę naruszeń,

3. wprowadzenie procedury ochrony sygnalistów zgodnej z RODO, polityką antymobbingową w kontekście kodeksu etyki,

4. prowadzenie rejestru zgłoszeń - dyrektywa jak i ustawa określa ogólne zasady jego prowadzenia,

5. przeszkolenie wszystkich pracowników w kontekście praw i obowiązków sygnalisty,

6. opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonujących w jednostce kanałów zgłoszeń.

Należy zaznaczyć, iż zgłaszający naruszenie pracownicy oraz inne osoby w kontekście związanym z pracą - w tym np. zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej, samozatrudnieni, wspólnicy, stażyści, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy, byli pracownicy, osoby w trakcie rekrutacji są objęci ochroną, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów.

Jak dobrze zacząć – czyli najważniejszy aspekt procesu wdrożeniowego

Niezwykle ważną kwestią, którą należy zaznaczyć jest aspekt edukacyjny i budowanie w pracownikach przekonania, że sygnalizowanie problemów gdy odbywa się etycznie wpływa na poprawę bezpieczeństwa funkcjonowania pracodawcy.

Ponadto warto przekonywać, że zgłoszenie wewnętrzne jest lepszym rozwiązaniem niż zgłoszenie zewnętrzne - zgłoszenie zewnętrzne zawsze wiąże się z ryzykiem wyciągnięcia konsekwencji przez właściwy organ. W związku z powyższym bardzo ważnym aspektem, niezbędnym do przeprowadzenia przez pracodawcę jest odpowiednie szkolenie pracowników.

Ponadto, w ramach pełnienia funkcji Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń osoba ta przejmuje obowiązki związane z obsługą zgłoszeń, które spoczywają na pracodawcy, m.in.:

1. utworzenie wewnętrznego kanału komunikacji dla sygnalistów ( mail – najlepiej poza domeną Pracodawcy, bezpieczny telefon, zgłoszenie pisemne, spotkanie osobiste celem zgłoszenia etc.),

2. opracowanie procedur zgłaszania naruszeń, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń,

3. wprowadzenie procedury ochrony sygnalistów zgodnej z RODO oraz polityką antymobbingową w kontekście kodeksu etyki,

4. prowadzenie rejestru zgłoszeń,

5. przeszkolenie wszystkich pracowników w kontekście praw i obowiązków sygnalisty,

6. opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonujących w jednostce kanałów zgłoszeń.

Ważne, aby te wszystkie działania były przemyślane i kompleksowe nie tylko w zakresie bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń, ale również wzięcia pod uwagę aspektów istotnych w zakresie ochrony danych (poufność sygnalisty). W ten zakres należy włączyć odpowiedzialność za prawidłowość wdrożenia oraz stałą obsługę (opracowanie procedur, obsługa kanałów komunikacji, postępowania wyjaśniające, szkolenia Pracowników etc.).

Z poważaniem,

Adriana Głuchowska