Organizacja miejsca pracy kluczem do sukcesu

Rozwiązanie, które pozwoli na zwiększenie produktywności i umożliwi trwałą zmianę przy braku konieczności zwiększenia inwestycji, to odpowiednia organizacja miejsca pracy, produkcji, sklepów oraz punktów sprzedaży. Nie tylko przyniesie to zyski finansowe, ale również pozwoli na uwolnienie potencjału ludzkiego. W tym artykule przedstawimy pięć kroków do właściwego utrzymania stanowiska pracy.

Podejście Kaizen 

Dbałość o zasoby ludzkie w przedsiębiorstwie poprzez korzystanie z metod rozwijających zespołową współpracę, wzmacnia motywację i samodyscyplinę przy równoczesnej dbałości o jakość. Słowem kluczem jest Kaizen, co w języku japońskim oznacza doskonalenie, poprawę, zmianę na lepsze. Doskonalenie tyczy się zarówno każdego pracownika, jak i menadżera, ulepszania procesów oraz otoczenia. Podejście Kaizen korzysta z wielu rozwiązań i nastawione jest na działanie długotrwałe. Wdrożenie tego podejścia w firmie zazwyczaj zaczyna się od dokładanego przyjrzenia się stanowisku pracy czy miejscu wytwarzania. W równym stopniu dotyczy to pracownika biurowego, produkcyjnego, kierowcy, sprzedawcy.

5 S – pięć kroków właściwego utrzymywania stanowiska pracy 

Metodą, od której zaczyna się zmiany w ramach podejścia Kaizen jest 5S – metoda właściwego utrzymania stanowiska pracy. Firmy, które wprowadzają 5S, korzystają z natychmiastowych efektów. Zalicza się do nich:

• skrócenie czasu realizacji niektórych procesów (pozwala wytwarzać więcej),

• eliminowanie usterek (zwiększa jakość),

• eliminowanie marnotrawstwa (daje oszczędności),

• redukcja opóźnień (poprawia terminowość),

• eliminowanie awarii (pozwala na większą dostępność maszyn).

Oczywiście, przedsiębiorcy mogliby działać punktowo i eliminować pojedyncze ogniska zapalne, lecz długofalowe rozwiązania z pewnością okażą się bardziej korzystne. Właśnie w momentach trudnych szefowie mogą uzyskać większe zaangażowanie pracowników w utrzymanie firmy, a tym samym ich miejsc pracy.

W technice 5S wyróżnia się pięć kroków, z których dwa ostatnie są krokami podtrzymania, zaś trzy pierwsze generują zmianę. Pierwszy krok oznacza usunięcie ze stanowisk pracy rzeczy zbędnych, drugi oznacza ułożenie elementów potrzebnych w układzie najbardziej sprzyjającym pracy, trzeci oznacza gruntowne sprzątanie stanowiska i otoczenia. To ważny element kształtujący postawę. Czwartym krokiem jest stworzenie procedur wzmacniających regularne podejmowanie przez pracowników trzech pierwszych kroków. Krok piąty jest realizowany w momencie regularnego wdrażania kroków poprzednich oraz w momencie zaangażowania pracowników w tworzenie kolejnych standardów – poszukiwanie miejsc i błędów do wyeliminowania. Takie pomysły mogą dotyczyć zmniejszenia kosztów, zmniejszenia braków i błędów, udoskonalenia procesów, przyspieszenia operacji itp.

5 S – pięć kroków właściwego utrzymywania stanowiska pracy: 

1. SELEKCJA (jap. Seiri) – eliminowanie elementów niepotrzebnych na stanowiskach pracy

2. SYSTEMATYKA (jap. Seiton) – klasyfikacja rzeczy pozostających na stanowisku pracy pod względem sposobu użycia i ułożenie ich tak, aby zminimalizować czas i wysiłek szukania

3. SPRZĄTANIE (jap. Seiso) – sprzątanie i czyszczenie stanowiska pracy oraz jego otoczenia, podłóg, ścian. Sprzątanie ma również wymiar sprawdzający ponieważ podczas czyszczenia mogą ujawnić się usterki i uszkodzenia. Pracownik sprząta codziennie.

4. STANDARYZACJA (jap. Seiketsu) – sprawienie, poprzez procedury, że pracownik stosuje kroki 1-3 codziennie i staje się to jego nawykowym działaniem. Potrzebne są mechanizmy kontroli, sprawdzania realizacji wprowadzonych procedur.

5. SAMODYSCYPLINA (jap. Shitsuke) – rozwijanie w sobie nawyku (4) realizacji wcześniejszych kroków (1-3) oznacza kształtowanie samodyscypliny pracownika.

Efekty metody 5 S 

Metoda 5S zmienia kulturę pracy od razu, a efekty są widoczne natychmiast. Sedno tkwi jednak w wytworzeniu dobrych nawyków u pracowników i podtrzymaniu ich działania. Pewne w tym podejściu jest, poza uzyskanymi oszczędnościami, większe zaangażowanie załogi i zmiana postawy oraz odpowiedzialności. A to jest potrzebne każdemu właścicielowi cukierni czy piekarni.