Partner biznesowy – też klient

Budowanie relacji jest procesem skomplikowanym, ale to, w jaki sposób damy się poznać na samym początku oraz przy okazji każdego kolejnego spotkania, pozwoli na poważne traktowanie Ciebie oraz Twojej firmy. Dobra współpraca leży we wspólnym interesie, dlatego warto poświęcić czas na wyznaczenie pewnych standardów i ujednolicenie komunikacji ze wszystkimi podmiotami.

Forma kontaktu z partnerem biznesowym 

Każdego dnia kontaktujesz się z osobami, które w większym lub mniejszym stopniu uczestniczą w kształtowaniu Twojej firmy. Zastanów się, jak wygląda proces komunikacji na przykład z dostawcą surowców. Również forma bezpośredniego spotkania powinna być przemyślana. Savoir-vivre obowiązuje bez względu na to, czy rozmawiasz z firmą, której zapewniasz swoje wyroby na spotkanie, czy z dostawcą mąki bądź mleka. Punktualność, uścisk dłoni, pozytywny wyraz twarzy, ubiór, sposób wypowiadania się – to elementy, o których w pośpiechu oraz natłoku różnych spraw zdarza się zapomnieć. Bardzo pomocne i istotne we właściwej komunikacji jest wysłanie rozmówcy podsumowującego maila po spotkaniu. Dzięki temu ani Ty, ani Twój partner nie zapomnicie o ustaleniach, a dodatkowo pokażesz, że jesteś dobrze zorganizowany i poważnie podchodzisz do każdej rozmowy.

Elementy wspierające komunikację między partnerami biznesowymi 

Komunikacja prowadzona przez Internet to jeden z wielu sposobów pomocnych w rozwijaniu i utrzymywaniu dobrych relacji. Wykupienie domeny z nazwą firmy nie jest drogie, wyniesie około 50 zł rocznie, a ustawienie przez informatyka nie powinno kosztować więcej niż 500 zł jednorazowo. Domena jest Twoją wizytówką, dzięki adresowi elektronicznemu z nazwą firmy w domenie pokazujesz się z profesjonalnej strony. Oprócz domeny warto pomyśleć o stopce. Podstawową zasadą idealnej stopki jest czytelny układ. Odbiorca bez problemu powinien znaleźć najważniejsze dane, takie jak imię i nazwisko oraz numer telefonu. Dzięki temu osoba zainteresowana nie będzie musiała tracić czasu na wyszukiwanie tych informacji w Internecie. Dodatkowo umieszczenie w stopce logo firmy nada jej profesjonalny charakter. Niezbędne jest również umieszczenie informacji o wpisie firmy do Krajowego Rejestru Sądowego, numeru identyfikacji podatkowej, adresu i siedziby firmy oraz wysokości kapitału zakładowego. Poniżej możesz dodać adnotację o poufności oraz wzmiankę informującą, że dbasz również o środowisko. Anglojęzyczna wersja może być dodatkowym atutem.

Identyfikacja wizualna

Sytuacja wygląda podobnie w przypadku faktur i papieru firmowego. Jeżeli dopiero rozważasz wybór projektu i wprowadzenie jednolitego szablonu, pomyśl o efektownej grafice. Może być tak, że papier firmowy będzie pierwszym elementem, z jakim zetknie się Twój przyszły klient, dlatego tak ważne jest, by wywierał on pozytywne wrażenie. Tak jak w przypadku stopki, również papier firmowy musi zawierać wszelkie niezbędne informacje, zaprezentowane w przystępny sposób.

Wdrożenie standardów w całej firmie

Aby komunikacja była na jak najwyższym poziomie, musi być usystematyzowana w całym przedsiębiorstwie. W przypadku nowych pracowników nie powinno to nastręczać problemów. Zadaniem pracodawcy jest opowiedzenie o sposobach komunikacji z partnerami

czy dostawcami. Jeżeli od początku będą stosować się do zasad panujących w firmie, odpowiednie poprowadzenie rozmowy telefonicznej „wejdzie im w krew”. Jeżeli zmiany nastąpią dopiero po pewnym czasie od powstania firmy, niezbędne będzie spotkanie organizacyjne, podczas którego poinformujesz o nich swój zespół. Każda zmiana uzasadniona przez przełożonego jest łatwiej i chętniej przyswajana.

Dla chcącego nic trudnego!

Jak można zauważyć jest kilka elementów, które mogą wydawać się błahe, jednak – czy chcesz, czy nie – są oceniane. Przemyśl, czy na zewnątrz Twoja firma wygląda na uporządkowaną. Jeżeli nie, warto nad tym popracować, ponieważ stworzenie szablonu dokumentów tekstowych w programie Word zajmie Ci nie więcej niż 15 minut!