Rozstanie z podwładnym - jak zwolnić pracownika? 

Zwolnienie czy też samodzielne odejście pracownika jest jedną z trudniejszych i najbardziej stresujących sytuacji, która może zajść w przedsiębiorstwie. Bez względu na okoliczności, warto znać kilka zasad, aby zostawić po sobie dobre wrażenie i nie stracić w oczach pozostałych pracowników. 

Stań twarzą w twarz 

Prowadzenie własnej firmy daje przywilej samodzielnego dobierania członków zespołu. Jako właściciel to Ty kształtujesz politykę organizacyjną i personalną, ustalasz zasady komunikacji wewnętrznej, sprawujesz pieczę nad ich przestrzeganiem oraz reagujesz w przypadku niepokojących sygnałów. Mówiąc „reakcja” mamy również na myśli ostateczność, czyli zwolnienie. 

Co decyduje o zwolnieniu pracownika? 

Powodów może być wiele: niewykonywanie poleceń przełożonych, działanie na szkodę firmy, częste urlopy i zwolnienia, aroganckie zachowanie w stosunku do współpracowników i klientów oraz te bardzo poważne, jak kradzież czy obecność w pracy pod wpływem alkoholu bądź innych środków niedozwolonych. 

Powodem może być również konieczność zmniejszenia liczby personelu. Ale to pracownik może także zdecydować o odejściu. Bez względu na powody i okoliczności, każde przedsiębiorstwo powinno mieć wypracowane procedury rozstań z pracownikami. Odpowiednie przygotowanie i właściwa komunikacja mogą złagodzić te stresujące sytuacje. 

Zwolnienie pracownika wymaga rozmowy 

Decyzja o zwolnieniu pracownika nigdy nie powinna być podejmowana pod wpływem emocji. Zamiast zwalniać ze skutkiem natychmiastowym, lepiej spokojnie przeanalizować wynikające z tego korzyści i straty. Jeśli jesteś już pewien swojej decyzji, przygotuj scenariusz rozmowy oraz argumentację zwolnienia pracownika. Dzięki temu zostanie ona przeprowadzona sprawnie, zdecydowanie, bez niepotrzebnego przedłużania oraz nie pominiesz żadnej z ważnych kwestii. Na pewno pojawią się typowe dla tej sytuacji pytania: Dlaczego ja? Co robię źle? Co mogę zrobić, aby zmienił/a Pan/i swoją decyzję i dał mi szansę? 

Jak przygotować się do rozmowy ze zwalnianym pracownikiem? 

Zbierz wszystkie ważne informacje dotyczące efektywności i jakości pracy zwalnianego. Prześledź wyniki ocen okresowych i inne sytuacje przemawiające za słusznością decyzji. Warto pamiętać, że im bardziej szczegółowa, precyzyjna i wiarygodna argumentacja, tym mniejsze pole roszczeniowe ze strony pracownika. 

Przygotuj scenariusz rozmowy 

Rozmowa komunikująca zwolnienie nie może odbywać się według jednakowej reguły odczytywanej każdemu pracownikowi. Oczekiwania i reakcje każdego człowieka są różne, stąd szablon możne mieć zastosowanie jedynie w ograniczonym zakresie. Rozmowę możesz również przygotować wraz z osobą z działu personalnego. Oprócz przygotowania niezbędnej dokumentacji związanej ze zwolnieniem, wesprze Cię w komunikowaniu decyzji, uzupełni przekazywane informacje i odpowie na ewentualne pytania dotyczące prawnej strony zwolnienia. 

Jak zacząć? 

Rozpoczęcie spotkania jest bardzo ważne. Lepiej, abyś unikał długich wstępów i owijania w bawełnę. Przejdź od razu do sedna sprawy, podaj cel i przedmiot spotkania. Ważny jest dobór słownictwa, tak aby było jak najmniej nacechowane negatywnie – np. zamiast „zwolnić” można powiedzieć „nie możemy już Pani/Panu zapewnić pracy”. Określenia te powinny być jednoznaczne, natomiast zadbaj o to, aby charakteryzowały się jak największym szacunkiem dla pracownika. 

Na co zwrócić uwagę przy zwalnianiu pracownika? 

Najistotniejszą kwestią dla zwalnianej osoby są powody decyzji szefa. Pracownik chce otrzymać jednoznaczne wytłumaczenie, dlaczego nie może w dalszym ciągu pracować w firmie oraz mieć szansę na przedstawienie własnej argumentacji. Nie musisz w detalach wyjaśniać pracownikowi poszczególnych przyczyn podjęcia decyzji o zwolnieniu. Podaj krótkie i rozsądne wytłumaczenie, po czym pozwól drugiej stronie na przedstawienie swojego stanowiska. Daj jasno do zrozumienia, że decyzja o zwolnieniu jest przemyślana, ostateczna i prowadź rozmowę w taki sposób, aby zwalniany nie miał co do tego żadnych wątpliwości. Pamiętaj o właściwej postawie. Moment zwolnienia z pracy nigdy nie jest miły. To nie jest czas na opowiadanie żartów lub wspominanie wspólnej przeszłości, ale również na wypominanie urazów. 

Przejdź do niezbędnych formalności 

Gdy pracownik pozna już powody zwolnienia i przedstawi swoje zdanie, poinformuj go, kiedy współpraca definitywnie się zakończy, czy są pewne sprawy, które pracownik powinien zakończyć bądź przekazać innym osobom. 

Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty: pismo z wypowiedzeniem umowy o pracę, informacje dotyczące uprawnień zwalnianych pracowników, takie jak urlop, odprawa, wypłata ubezpieczenia. Jeżeli szanujesz zwalnianego pracownika, widzisz jego profesjonalizm w pracy, wiesz, że jest dobrym fachowcem powiedz mu o tym i zapewnij, że chętnie wystawisz mu list referencyjny. 

Czy istnieje odpowiedni moment na zwolnienie pracownika? 

Rozmowa z pracownikiem powinna być zaplanowana odpowiednio wcześniej i przeprowadzona w spokojnym, odosobnionym miejscu. Należy bezwzględnie unikać przekazywania informacji o zwolnieniu telefonicznie lub listownie. Warto pamiętać, że to ma być rozmowa, a nie jedynie suche zakomunikowanie decyzji bądź monolog przełożonego, dlatego należy przeznaczyć na nią od 15 do 30 minut. Pracownik powinien mieć prawo do zadawania pytań i wyrażenia swojego zdania. 

Kierownictwo Daily Voice, sieci stron informacyjnych w północno–wschodnich Stanach Zjednoczonych, zapowiedziało w pewne piątkowe popołudnie „dobre wieści”, które miały zostać przekazane w poniedziałek. Wieści nie okazały się wcale dobre, bowiem nowy tydzień rozpoczął się indywidualnymi spotkaniami z pracownikami, na których dowiadywali się o zakończeniu z nimi współpracy. Jest to idealny przykład pokazujący, w jaki sposób nie należy postępować. Czy poniedziałek jest odpowiednim dniem na zwolnienie pracownika? A może piątek? Dyskusje na ten temat prowadzone są od lat i nie wypracowano do tej pory jednego stanowiska. Wszyscy są jednak zgodni, że najgorszym pomysłem jest zwalnianie pracowników tuż przed świętami, a także na kilka minut przed końcem pracy. 

Rozstanie z pracownikiem oczami zespołu 

Zmniejszanie zatrudnienia w wyraźny sposób wpływa na efektywność pracy niemalże wszystkich pracowników, ponieważ uwaga pracowników skierowana jest na decyzję dotyczącą dalszych losów w firmie. Oznacza to, że cele biznesowe i ich realizacja schodzą na drugi plan. To, jak potraktowane zostaną osoby odchodzące ma istotny wpływ na nastawienie, motywację i wyniki pracowników, którzy zostają. Jeżeli podjąłeś już decyzję o zwolnieniu pracownika i przeprowadziłeś z nim rozmowę, ustal warunki przedstawienia sytuacji zespołowi. Zdecyduj, kto przekaże informację o rozstaniu pozostałym osobom i czy pozwolisz na ewentualne przyniesienie pożegnalnego ciasta. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest rozmowa z pracownikami i wyjaśnienie, dlaczego została podjęta taka, a nie inna decyzja. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych plotek i komentarzy. 

Sposób rozstania z pracownikiem ma decydujące znaczenie dla wizerunku organizacji, który tworzą zarówno ludzie w niej pracujący, jak i ci, którzy właśnie tę pracę utracili. Warto więc dołożyć wszelkich starań, aby podejmować właściwe decyzje i odpowiednio je komunikować. Jeżeli już zwalniasz, rób to po ludzku – tak aby osoby opuszczające przedsiębiorstwo odchodziły z poczuciem własnej wartości i wiarą, że w bliskiej przyszłości znajdą nową pracę.