Strategia komunikacji wewnętrznej w firmie: wdrożenie

Słowo „strategia” nie zawsze kojarzy się przyjaźnie. Przywodzi na myśl poświęcanie wielkiej ilości czasu na wprowadzanie zmian, pilnowanie ich realizacji, a potem proces kontroli. Czy zatem strategia jest potrzebna? Czy warto poświęcać czas na jej przygotowanie, jeżeli nie będziemy mieli czasu na jej wprowadzenie i egzekwowanie? Dla kogo strategia firmy jest bardziej potrzebna: dla właściciela, osób zarządzających, czy pracowników? Dowiedz się, jakie są odpowiedzi na te pytania. 

Na początek – czym jest komunikacja? 

Komunikujemy się codziennie. Jest to tak naturalna i oczywista czynność, że nie zastanawiamy się nad nią. Większość naszych działań, zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym, wymaga porozumiewania się. Dzięki temu zdobywamy informacje, przekazujemy wiedzę, uczymy się, prezentujemy swoją osobę oraz wpływamy na innych. Samo słowo komunikacja – według słownika – to „przekazywanie i odbieranie informacji w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą”. Oczywiście wiemy, że owa komunikacja nie musi odbywać się wyłącznie bezpośrednio. Pomocnym środkiem jest pismo, telefon, poczta elektroniczna czy komunikator internetowy. Bez względu na to, w jaki sposób się porozumiewamy, warto robić to dobrze, a przede wszystkim skutecznie. 

Komunikacja wewnętrzna w systemie zarządzania firmą 

Komunikacja w grupie (czy organizacji) stanowi podstawę zasadniczych funkcji, takich jak motywowanie, sprawowanie kontroli i informowanie. To, jakie relacje panują między pracownikami i jak wygląda obieg informacji, ma ważne znaczenie dla efektywności pracy zespołu, a co za tym idzie – sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zatem zorganizowana komunikacja wewnętrzna powinna występować w każdej firmie, bez względu na ilość zatrudnianych w niej pracowników.

Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie?  

• Poświęć trochę czasu na bliższe kontakty. 

• Integruj się z grupą. 

• Jasno definiuj swoje oczekiwania. 

• Zachęcaj do otwartego dialogu. 

• Zaangażuj pracowników w komunikację on-line. 

Przyjrzenie się korzyściom płynącym ze sprawnej komunikacji wewnątrz organizacji pozwoli docenić jej znaczenie. Jedną z nich jest budowa zaufania pracowników do firmy i pracodawcy. Zaufanie jest bowiem kluczem do motywowania, mobilizowania ludzi do pracy oraz osiągania wspólnych celów. Właściwa komunikacja podnosi jakość pracy, a także przyczynia się do wzrost zaangażowania pracowników w wywiązywaniu się z obowiązków. Dzięki temu biorą oni aktywny udział w życiu firmy. Zespół informowany o zmianach, sukcesach i kryzysach czuje, że jest istotnym ogniwem w tworzeniu danej marki. 

Narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie 

Sztuka dobrej komunikacji polega na właściwym doborze narzędzi. Do najczęściej preferowanych kanałów komunikacji wewnątrz organizacji można zaliczyć biuletyn, radiowęzeł, listy do pracowników, pocztę elektroniczną, strony www, gazetki firmowe, spotkania w małych grupach, szkolenia, kwestionariusze i ankiety, prezentacje, intranet, imprezy integracyjne czy oficjalne spotkania. Należy jednak pamiętać, że dobra komunikacja wewnętrzna to taka, która odzwierciedla filozofię firmy oraz stale motywuje pracowników do realizacji nowych zadań. Stwarzanie odpowiednich warunków pracy, to wyraz dbania o pracowników, którzy są przecież najlepszą wizytówką firmy. 

Cały proces wymaga oczywiście czasu i można niejednokrotnie napotkać pewne bariery (brak zaangażowania, negatywny stosunek, przekazywanie sprzecznych komunikatów, niewłaściwy wybór miejsca lub czasu rozmowy), ale zwalczaniu ich służy opracowanie strategii komunikacji wewnętrznej. 

Strategia komunikacji wewnętrznej 

Strategia jest przyjętą przez organizację ogólną koncepcją działania. Jest ważna, ponieważ wyznacza kierunek i pozwala ocenić efekt działania firmy w czasie. Wiele firm działa bez formułowania strategii. Czy na tym traci? Oczywiście. Sam proces jej opracowywania jest edukujący i ułatwia dostrzeżenie czynników sprzyjających i utrudniających osiągnięcie zakładanych celów, a następnie ich weryfikację. Ponadto ułatwia skoncentrowanie się pracowników i menedżerów na tym, co jest w danej chwili najważniejsze. 

Strategia jest pewnym szkicem ścieżki, którą idzie organizacja. Odpowiednie jej przygotowanie wpływa na efektywność wprowadzanych zmian i satysfakcję, co decyduje o ich lojalności i przywiązaniu do firmy. To, jaka atmosfera panuje wewnątrz, przekłada się na działania zewnętrzne. Przecież najważniejsze jest to, jak jesteśmy odbierani przez klientów. Dlatego pierwszym krokiem jest to, aby firma była pozytywnie odbierana przez osoby, które ją tworzą. Jeżeli koordynacja działań przebiega bez zarzutu, można szybko i precyzyjnie odpowiedzieć na pytania i potrzeby klienta zewnętrznego. 

“ – Strategia jest drogą do celu. Nie musi być jednak elementem dominującym w pracy menedżera cukierni czy piekarni.” – mówi Magdalena Ulasińska, coach ICC, akredytowany przez ICF. „Można wybrać dwa strategiczne dla swojego celu biznesowego obszary i rozwijać je tak, aby praca nad strategią nie wpływała negatywnie na ogrom codziennych obowiązków.” 

Wiesz już, że komunikacja wewnętrzna jest potrzebna każdej firmie. Przynosi korzyści osobom zarządzającym, pracownikom jak i klientowi. Jednak w jaki sposób wdrożyć jej strategię i jak ją usprawnić? 

Wdrażanie strategii komunikacji wewnętrznej w firmie 

Podstawą budowania strategii są ludzie i ich nieustanne angażowanie. Należy znać ich potrzeby, które stale ewoluują. Zmianie ulegać będzie nie tylko to, jakie treści będą chcieli otrzymywać, lecz także to, gdzie, kiedy i w jaki sposób. Zgromadź jak największą ilość informacji, dowiedz się kim są Twoi współpracownicy. 

Rozumiejąc ich odmienne potrzeby, będziesz w stanie stwierdzić, jaka treść będzie im pomocna. Pod pojęciem “pracowników” mogą kryć się nie tylko osoby związane z firmą różnymi formami umów o zatrudnieniu, ale także podwykonawcy czy franczyzobiorcy. 

Jeśli już wiesz, z kim się komunikujesz, czas wybrać odpowiedni kanał komunikacji. Jest on kluczowym, często decydującym o sukcesie, elementem strategii. Nie każdy dostępny będzie odpowiedni do działań w Twojej firmie. Sam musisz ocenić, czy najwłaściwszą formą będą nieformalne spotkania z pracownikami, szkolenia czy biuletyn. 

Budowa strategii komunikacji wewnętrznej 

Jak przystąpić do budowy strategii wewnątrz własnej firmy? Punktem wyjścia jest określenie aktualnego położenia oraz punktu, do którego zmierzasz. Pomyśl, w jaki sposób zamierzasz tam dotrzeć oraz ile czasu zajmie ten proces. Po drodze można napotkać różne trudności – je też należy wziąć pod uwagę. Być może już teraz wiesz, z czym przyjdzie Ci mierzyć się w trakcie wdrażania strategii. Każde działania mają sens, jeżeli już na wstępie ustalisz metody ich pomiaru. Są kluczowe dla zrozumienia, jak wygląda pożądany stan, jak dowiedzieć się, że coś działa oraz kiedy osiągnąłeś wyznaczone cele. Ponadto strategia powinna zostać podparta badaniami, stawiać w swoim centrum pracowników oraz być jasna dla wszystkich czytelników. Co oznaczają badania? Mogą to być działania audytowe, niesystematyczne zbieranie informacji zwrotnych, ankiety pracownicze. 

To od Ciebie zależy jaką formę przyjmiesz dla swojej strategii. Niektóre firmy używają plików tekstowych, np. dokumentów Word, prezentacji, inne zaś arkuszy kalkulacyjnych. Ważne, aby wszelkie pomysły, plany oraz podjęte działania spisywać. 

Warunki odpowiedzialne za pomyślność wprowadzonej strategii 

Aby cieszyć się pierwszymi efektami wprowadzonej strategii potrzebny jest doceniający znaczenie komunikacji zarząd bądź osoba decyzyjna, która bierze czynny udział w tym procesie. Obok powinien stać potrafiący, chcący się komunikować menedżer. To bezpośredni przełożony jest najbardziej pożądanym źródłem informacji o firmie. Szef, z którym można normalnie porozmawiać zarówno o sukcesach oraz problemach, cieszy się autorytetem i sympatią. Jednocześnie, budząc zaufanie, zapewnia sobie większą wiedzę i lepszy dostęp do informacji krążących między pracownikami, co może przynieść wymierne korzyści i zespołowi, i firmie. 

Kolejnym warunkiem jest rozwinięcie sposobów przekazywania informacji zwrotnej przez pracowników. O komunikację w dół struktury jest prościej, niż o komunikację w górę struktury. Ta druga wymaga bowiem firmowej kultury otwartości i przyzwolenia na dzielenie się nie zawsze popularnymi opiniami. Tymczasem dostęp do tego typu informacji może uchronić firmę przed potencjalnymi kryzysami, usprawnić procesy, a dzięki konstruktywnej dyskusji poprawić atmosferę. Pracownicy chętniej będą dzielili się pomysłami, kiedy będą mogli również podzielić się frustracjami. 

Istotnymi kwestiami, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu strategii, są budżet i czas. Budżet wyznacza poniekąd kierunek, którym będziesz podążać. Oceń, na jakie działania jesteś w stanie sobie pozwolić. Pamiętaj, że wszelkie działania strategiczne wymagają czasu. Niekiedy efekty widać bardzo szybko, ale jest to zazwyczaj długotrwały proces. W przypadku komunikacji wewnętrznej strategia dotyczy osób, które znasz i które znają Ciebie, natomiast każdy potrzebuje czasu na adaptację i akceptację zaproponowanych zmian. 

Aby ukończyć proces tworzenia strategii, musisz umożliwić pracownikom jej realizowanie oraz wspierać ich wysiłki. Właściwe jej prowadzenie zapewnia atmosferę do prezentacji własnych pomysłów. Sposobem, aby tego dokonać jest efektywna komunikacja wewnętrzna.