Weryfikacja celów i działań – dlaczego jest to tak istotne?

Umiejętność wyznaczania celów jest podstawą sukcesu. Dzięki tej umiejętności będziesz w stanie osiągnąć o wiele więcej niż Twoja konkurencja. Planuj cele, kontroluj ich realizacje – w ten sposób rozwiniesz swoją firmę!

Koncentracja i kierunek

Bez wyznaczenia konkretnego kierunku i koncentracji na nim stajemy się bardziej rozproszeni i niepewni przy podejmowaniu decyzji. Przez to efektywność wykonywanej pracy znacznie słabnie i w rezultacie osiągamy mniej niż możemy. Zadbanie o systematyczność prowadzonych działań i poczucie ich zasadności przyniesie dużo lepsze rezultaty. Bez względu na to, czy chcesz prowadzić cukiernię, czy rozwijać całą sieć, postaraj się stale definiować działania. Pozwoli to na dokładne zaplanowanie poszczególnych kroków i pomoże w szybszym podejmowaniu trafnych decyzji.

Kontrola realizacji celów

Wyznaczanie konkretnych celów w naturalny sposób zwiększa zdolność do ustalania priorytetów działań. Umiejętność ta jest blisko związana z procesem efektywnego zarządzania czasem. Postaraj się dokładnie rozplanować realizację celów. Pomocny będzie dokument, w którym w jednej kolumnie umieszczane będą zadania do wykonania, a w drugiej status prac nad danym tematem. Ocena aktualnej sytuacji powinna być przeprowadzana systematycznie, także wtedy, gdy wiemy, że niewiele udało nam się w tym temacie zrobić. Dlaczego? Każdy dzień pracy ze świadomością konkretnego zadania, to dzień nauki, rozwoju i zdobywania doświadczenia. Dlatego nawet, jeżeli nie zrobiliśmy teoretycznie nic w kierunku osiągnięcia wyznaczonego celu, mogą to być tylko pozory. Już samo myślenie o zadaniu i rozpatrywanie alternatywnych rozwiązań prowadzi do cennych wniosków.

Wyznaczając cele, możesz:

• więcej osiągnąć,

• zwiększyć efektywność pracy,

• zwiększyć motywację do działania,

• osiągnąć większą satysfakcję.

Zasada SMART

Jeżeli po sporządzeniu dokumentu okaże się, że większość nowych zadań nie została zrealizowana, a za każde odpowiadasz osobiście, będzie to sygnał, że nadszedł czas na zmiany. Chcesz stale rozwijać firmę, ale Twoja doba niestety się nie wydłuża? Jest to sygnał do przekazania swoim pracownikom większej ilości obowiązków. Zastanów się, kto najlepiej poradzi sobie z określonym zadaniem, następnie przeprowadź rozmowę. Ten moment może zadecydować o powodzeniu całego przedsięwzięcia, więc przygotuj się dobrze. Ważne jest, aby po opisaniu zadania, dokładnie przedstawić metodę działania, środki, którymi dysponujemy, a także wskazać osoby, które mogą okazać się pomocne podczas jego realizacji. Na koniec spotkania warto upewnić się, czy rozmówca wszystko dobrze zrozumiał, prosząc go o podsumowanie.

Zarówno przy delegowaniu obowiązków, jak i wyznaczaniu celów warto kierować się zasadą SMART.

• Specific – postaraj się, aby wyznaczone pracownikowi zadanie było konkretne i wyraźnie określone.

• Measurable – zadbaj, żeby efekty wykonanego zadania były możliwe do zmierzenia.

• Achievable – upewnij się, że pracownik rozumie i akceptuje powierzone zadanie.

• Realistic – wyznacz taki cel, aby był osiągalny i możliwy do ukończenia.

• Time-bound – pamiętaj, aby określić termin zakończenia powierzonego zadania, jak i jego poszczególnych etapów.

W przygotowaniu zadań do delegowania pomocnicze mogą być następujące pytania:

• Co?
  (Co jest do zrobienia? Co może stanowić przeszkodę?)

• Kto?
  (Kto jest odpowiednią osobą do wykonania danej czynności? Kto powinien współpracować przy realizacji zadania?)

• Dlaczego?
  (Jakiemu celowi służy dane zadanie?)

• Jak?
  (Jak należy wykonać dane zadanie?)

• Jakimi środkami?
  (W co muszą zostać wyposażeni pracownicy i jakie koszty się z tym wiążą?)

• Kiedy?
  (Kiedy prace powinny się rozpocząć, a kiedy zakończyć?)

Gdy odpowiesz sobie na te pytania, dobierzesz odpowiednią osobę oraz porozmawiasz z nią o przydzielonym zadaniu, będziesz mógł w pełni korzystać z delegowania jako doskonałego narzędzia każdego menedżera. Przekazywanie obowiązków nie tylko usprawnia wykonanie zadań, pomaga w osiąganiu celów, ale również przyczynia się do skutecznego aktywizowania zespołu.